Databehandleraftale

Denne databehandleraftale er indgået mellem kunden (den virksomhed der har et arbejdsområde i Mester, herefter den dataansvarlige) og Frederik Hygebjerg (enkeltmandsvirksomhed), CVR 42063886 (herefter databehandleren). Aftalen udgør en integreret del af vilkårene for brug og gælder for al behandling af personoplysninger, som databehandleren foretager på den dataansvarliges vegne gennem tjenesten Mester. Ved modstrid mellem denne aftale og vilkårene går denne aftale forud for så vidt angår behandling af personoplysninger.

Databehandleren behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre behandling kræves i henhold til EU-ret eller dansk ret; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om det retlige krav før behandlingen, medmindre loven forbyder det (GDPR art. 28, stk. 3, litra a). Instruksen udgøres af vilkårene, denne aftale og den dataansvarliges egen konfiguration af tjenesten, herunder hvilke moduler der aktiveres, hvilke systemer der forbindes, og hvilke retningslinjer (playbooks) der opsættes.

Databehandleren sikrer, at personer der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt lovbestemt tavshedspligt (art. 28, stk. 3, litra b).

Databehandleren gennemfører de tekniske og organisatoriske foranstaltninger der kræves efter GDPR art. 32, som beskrevet i bilag C (art. 28, stk. 3, litra c).

Under hensyntagen til behandlingens karakter bistår databehandleren den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på besvarelse af anmodninger om registreredes rettigheder (art. 28, stk. 3, litra e), og bistår med at sikre overholdelse af forpligtelserne i art. 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger databehandleren råder over (litra f). Tjenestens indbyggede selvbetjening (eksport, sletning, indsigt i agent-hukommelse) udgør den primære bistand. Bistand der går ud over hvad lovgivningen kræver, kan faktureres efter medgået tid.

Den dataansvarlige giver hermed generel godkendelse til brug af de underdatabehandlere der fremgår af bilag B (art. 28, stk. 2). Databehandleren pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale (art. 28, stk. 4). Ved planlagte tilføjelser eller udskiftninger varsler databehandleren den dataansvarlige mindst 14 dage forinden via tjenesten eller email, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse. Ved indsigelse der ikke kan imødekommes, kan den dataansvarlige opsige aftalen.

Behandling sker som udgangspunkt i EU/EØS. Hvor underdatabehandlere behandler oplysninger i tredjelande, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en tilstrækkelighedsafgørelse, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework, som angivet i bilag B.

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden (art. 33, stk. 2), og bistår med de oplysninger databehandleren råder over, så den dataansvarlige kan opfylde sin anmeldelsespligt.

Ved aftalens ophør sletter databehandleren efter den dataansvarliges valg alle personoplysninger eller tilbageleverer dem (via tjenestens eksport) og sletter eksisterende kopier, senest 90 dage efter ophør, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver opbevaring (art. 28, stk. 3, litra g). Kopier i automatiske backups udløber derefter i takt med backup-rotationen.

Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af art. 28, og muliggør og bidrager til revisioner (art. 28, stk. 3, litra h). Revision kan ske højst én gang årligt, med mindst 30 dages varsel, inden for normal arbejdstid, uden adgang til andre kunders data, og for den dataansvarliges regning, medmindre revisionen afdækker væsentlig misligholdelse. Databehandleren underretter den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens opfattelse strider mod databeskyttelsesreglerne.

Aftalen gælder så længe databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne, og afløses alene af sletningsforpligtelsen i punkt 9.

• Formål og karakter: drift af en AI-baseret videnassistent med videnbase, samtaleagent og valgfrie moduler (kundeservice-automatisering, kommentar-moderation, trend-analyse) samt opslag i systemer den dataansvarlige selv forbinder.
• Kategorier af registrerede: den dataansvarliges medarbejdere og brugere; den dataansvarliges kunder og henvendere; personer der kommenterer på den dataansvarliges sider på sociale medier.
• Typer af personoplysninger: navn, email, telefonnummer, adresse, ordre- og henvendelseshistorik, indhold af beskeder og kommentarer, brugerskabt indhold i tjenesten. Tjenesten er ikke tiltænkt behandling af særlige kategorier af oplysninger (art. 9), og den dataansvarlige instruerer sine brugere i ikke at lægge sådanne oplysninger ind, medmindre den dataansvarlige selv har hjemmel til det.
• Varighed: aftalens løbetid, jf. punkt 9 og 11.

• Supabase Inc. (database, login, fillagring), behandling i EU-region (Frankfurt), moderselskab USA, SCC/DPF.
• Vercel Inc. (hosting, AI Gateway), USA, SCC/DPF.
• Google LLC (AI-modeller, Gemini), USA, SCC/DPF.
• OpenAI LLC og Anthropic PBC (AI-reserve ved driftsfejl hos primær leverandør), USA, SCC/DPF.
• Functional Software Inc. (Sentry, fejlovervågning), USA, SCC/DPF.
• Apify Technologies s.r.o. (indsamling af offentlige markedsdata, kun ved aktiveret trend-modul), EU.

Systemer den dataansvarlige selv forbinder (fx Shopify, Herodesk, Slack, Meta, fragt- og lagersystemer) er den dataansvarliges egne leverandørforhold og ikke underdatabehandlere under denne aftale; Mester tilgår dem alene som led i instruksen.

• Logisk adskillelse af kundernes data pr. arbejdsområde, håndhævet i databasen (row level security), så en fejl i applikationen ikke kan give adgang på tværs af kunder.
• Kryptering af data under transport (TLS) og i hvile; nøgler og adgangstokens til eksterne systemer opbevares krypteret (AES-256-GCM) med kunde-bundet kryptering.
• Adgangsstyring med rollebaserede rettigheder; personlige data (private noter, opgaver, samtaler, agent-hukommelse) er teknisk afskærmet fra alle andre brugere, også administratorer.
• Logning af agentens opslag i eksterne systemer (revisionsspor) og løbende fejlovervågning.
• Automatiske sletnings- og anonymiseringsrutiner som beskrevet i privatlivspolitikken; automatiske backups med løbende rotation.
• Adgang til produktionsdata er begrænset til databehandleren selv; ingen yderligere medarbejdere har adgang.